Logística sanitaria, presente y futuro

Dice el refranero popular ‘que no hay mal que por bien no venga’ y cierto es que la irrupción hace ya dos años de la Covid-19 ha motivado un replanteamiento global de las cadenas de suministro, entre ellas las sanitarias.

La función de los departamentos de logística en el sector salud hasta principios de 2020, se limitaba a la compra y distribución en los centros sanitarios de los materiales necesarios para la realización de los actos clínicos, bajo la premisa de minimizar costes así como una progresiva disminución año tras año de los ratios de cobertura de stocks, sin importar por ejemplo el impacto medioambiental que una planificación cortoplacista tenía en emisiones de CO2, o por ejemplo la cantidad de personal administrativo y logístico requerido para un trabajo repetitivo, sin valor ninguno. Al igual que en otros sectores, la respuesta del mercado fue la deslocalización de la producción al mundo asiático, dado que el bajo coste de producción de la mercancía compensaba con creces los costes de importación y disposición del material en nuestros almacenes. Alegremente, pasamos a producir más del 75% de nuestros bienes de ‘primera necesidad’ a más de 9.000 Km de distancia.

Afortunadamente, los últimos años del siglo XX, los noventa, nos han ayudado a la informatización de las tareas y así como a la mecanización de los procesos. La metodología Kanban, personalizada en los armarios de doble cajón conjuntamente con la irrupción de la tecnología RFiD han invadido los subalmacenes de nuestros centros. A estos conceptos, debe adicionarse la irrupción en la mayoría de nuestros centros de sistemas de información solidos que no solo permitían sistematizar las tareas de siempre de manera ordenada y racional, sino que nos estaban dejando una herencia de datos que son nuestro tesoro, que nos marca el camino por dónde debemos seguir.

Y entonces llegó la pandemia, y con ella el aislamiento del gigante asiático que por primera vez se veía obligado a cerrar su capacidad productiva a la vez que consumía su propia producción.  En pocos días, la cadena de suministro sanitaria empezó a sufrir y el mercado deslocalizado no podía dar respuesta a unas necesidades de materiales y equipos muy globales, muy focalizadas y a su vez en unas cantidades muy desmesuradas. El modelo vigente hasta el momento no se pudo sostener y quebró, y una vez más las cadenas de suministro sanitario se dedicó a ‘apagar fuegos’. En mi opinión no supimos leer correctamente lo que pasó y consecuentemente no tengo la certeza que tengamos muy presentes las lecciones aprendidas en ese momento.

A pesar de los brindis de fin de año dónde todos deseábamos e incluso imaginábamos que 2021 y 2022 serían mejores, la tozuda realidad nos ha llevado a un cambio de modelo que ha roto todos nuestros paradigmas. El cambio de los mercados no es coyuntural, es estructural, máxime en un país con un tejido industrial débil muy volcado en el sector servicios. Hemos pasado de hablar de entornos VUCA a BANI en poco menos de un año. Todas las señales apuntan a que tenemos que aprender a vivir con incertidumbre, volatilidad, presión, y un largo etcétera que podríamos englobar en la definición de la palabra caos.

Todo lo anterior configura nuestro día a día, cada día intentamos gestionar el caos de la cadena de suministro sanitaria. Mientras, en nuestros centros se debe seguir prestando asistencia a una población cada día más envejecida y más demandante; y nuestros departamentos logísticos deben intentar seguir siendo invisibles para el resto de la organización, cómo lo eran antes de la pandemia. Todas y cada una de las partes que configuran la cadena de suministro sanitaria tenemos muy claro que el personal asistencial debe disponer del material en tiempo y forma. Es por ello, que a pesar de la escasez en los mercados de materias primas, de los barcos encallados en el canal de Suez, de la situación del sector del transporte… tanto el personal del entorno logístico de los centros sanitarios como los agentes del mercado han redoblado esfuerzos para que el fin último que es la asistencia no se vea perjudicada en ningún momento.

¿Y ahora qué? Cuando todo parece remar a la contra, debe ser sin duda alguna el momento de parar, analizar, replantear y volver a empezar. Hasta ahora las organizaciones empresariales pedían a sus colaboradores que mostrasen actitudes proactivas para con sus empresas. Cierto es que sólo aquellas organizaciones que son capaces proactivamente de saber leer las tendencias del mercado en el que actúan garantizan su supervivencia (Hewlett-Packard, IBM,…), mientras que otras más proclives a adoptar posturas más reactivas, siguen analizando sus datos a posteriori  presuponiendo una temporalidad a un ciclo de mercado que las acaba expulsando definitivamente (Kodak, Blackberry,..).

A mi modo de ver la logística sanitaria tiene dos temas cruciales a los que debe dar respuesta en el medio-corto plazo y que en ambos casos deberían poder resolverse aplicando tecnologías existentes en el mercado que muy probablemente ya han sido adoptadas por los grandes operadores logísticos, que en cierto modo las han democratizado desde un punto de vista económico.

En primer lugar, debemos mejorar nuestra ‘Logistica externa’, con la incorporación en nuestros procesos de machine learning para el uso proactivo de los datos, es decir, analizar los datos para tomar decisiones no para explicar el pasado. Afortunadamente, tal y como indicaba en párrafos precedentes, nuestros centros a día de hoy están informatizados, disponen de bases de datos estructuradas con más de una década de históricos de consumos, actividad, proveedores, artículos, precios, back orders, alternativas… tenemos datos, muchos datos que sólo debemos explotar de manera diferente. Al igual que en el caso de los colaboradores, debemos usar nuestros datos dotándolos de una proactividad que nos permita anticipar nuestras decisiones a los problemas del mercado. La incorporación de la tecnología de machine learning en nuestro día a día, no puede ser un ‘nice to have’ sino un ‘must to have’. Nuestros sistemas de información deben ser capaces de leer las necesidades presentes y futuribles de manera que, junto con la información que sean capaces de procesar de los medios de comunicación reputados, con las planificaciones de actividad y un largo etcétera de información sistematizada que tenemos a nuestro alcance, nos permita anticiparnos a un mercado inestable con consistencia y coherencia.

Aunque en el mundo de la logística sanitaria este tipo de escenarios pueda parecer ciencia ficción, los grandes operadores logísticos, Amazon sin ir más lejos, ya han recorrido este camino, con resultados envidiables. Anticiparse sin duda comporta mejores resultados tanto cualitativos como cuantitativos.

El segundo de los temas pendientes, no por ser enumerado en segundo lugar de menor importancia, hace referencia a la ‘logística interna’, debemos racionalizar los subalmacenes en los centros asistenciales. La metodología Kanban era apropiada en unos tiempos en los que los flujos de información internos carecían de la inmediatez de los actuales. Hoy en día la duplicidad de stock en todos y cada uno de los materiales disponibles en estos almacenes, implica un sobre abastecimiento que por un lado representa una no despreciable inmovilización financiera y por otro el día a día conlleva alejarse de las buenas prácticas Kanban provocando caducidades en producto cuyos importes no son nada despreciables. No obstante, el aspecto más crítico a mi modo de ver es la necesaria intervención del personal de enfermería, la disponibilidad del cual en estos momentos es muy limitada por lo que deberían despojarse de las horas que en su día a día dedican a actividades logísticas.

La logística debe acompañar a la asistencia, sin que ésta última intervenga más allá de la elección de los materiales. Las dificultades a las que se enfrenta el sector sanitario son muy grandes y la logística debe acompañar sin interceder y todo ello puede y debe hacerse con la ayuda de los sistemas de información, analizando las necesidades logísticas desde el punto de vista de nuestros clientes internos, ellos nos darán las llaves del cambio y nos acompañarán en el proceso. Nuestros procesos internos no pueden diseñarse únicamente para dar respuesta a nuestras necesidades sino a las de nuestro cliente interno. Hasta ahora los circuitos logísticos intrahospitalarios se han diseñado para dar respuesta a las necesidades asistenciales, pero desde una perspectiva de naturaleza economicista.

Los retos a los que se enfrenta la cadena de suministro sanitaria no son menores, la entrada en vigor del nuevo reglamento de producto sanitario (MDR) que incorpora requisitos de trazabilidad de producto mucho más exigentes que los actuales, en pro de garantizar la seguridad del paciente, nos obliga a dar el paso decidido para focalizar nuestros sistemas logísticos en última instancia para garantizar la trazabilidad de todos los materiales a su punto de uso, que en definitiva es el paciente. A su vez nos va a permitir disponer de sistemas mucho más sólidos y unívocos entre todos los agentes del sistema, dotándonos de una trazabilidad a la que hoy aspiramos, pero no tenemos. Poder disponer del ciclo de vida del producto desde el momento de su fabricación al de su uso final, nos permitirá sin ningún tipo de duda tener mayor conocimiento de toda la cadena de suministro, los tiempos de expedición antes de llegar a nuestros almacenes, así como los propios tiempos en nuestros centros.

La logística sanitaria debe hacer una apuesta firme por las tecnologías de la información que pueden dar respuesta a todas nuestras necesidades.

Finalmente nos queda un último reto, el compromiso medioambiental debemos ser capaces de minimizar nuestro impacto ambiental, a todos los niveles, debemos dar el paso de valorar cuanto no exigir tanto las prácticas sostenibles con el medioambiente. 

Artículo de opinión publicado en el nº280 de Logística Profesional (pág 20-21)